Poufność i ochrona dokumentów

Dokumenty przekazywane do tłumaczenia często zawierają dane, które nie powinny trafić poza wyznaczony zespół. Mogą to być umowy przed podpisaniem, informacje o pracownikach, dokumentacja medyczna, wyniki finansowe, specyfikacje produktu, zgłoszenia patentowe lub materiały związane z postępowaniem sądowym. Poufność nie może ograniczać się do ogólnego zapewnienia. Trzeba ustalić, kto ma dostęp, jak pliki są przekazywane i co dzieje się z nimi po zakończeniu pracy.

W LinguaVox zasady ochrony dostosowujemy do rodzaju dokumentu i wymagań klienta. Nie deklarujemy jednej procedury odpowiedniej dla każdego projektu. Inne ryzyko dotyczy publicznego katalogu, inne nieopublikowanego raportu klinicznego.

Poufne dokumenty w projektach tłumaczeniowych

Przed wyceną warto poinformować, że materiał jest objęty szczególnymi ograniczeniami. Dzięki temu można uzgodnić sposób przesłania plików, listę osób, okres przechowywania i potrzebę podpisania umowy. Jeżeli klient nie może udostępnić pełnego dokumentu przed zawarciem NDA, możemy najpierw omówić typ materiału i przygotować odpowiedni dokument poufności.

Poufne treści występują w wielu dziedzinach. W prawie są to strategie procesowe, projekty umów i dane stron. W medycynie mogą zawierać informacje o stanie zdrowia. W przemyśle dotyczą nowych produktów, parametrów technologicznych i planów uruchomienia. W finansach obejmują wyniki przed publikacją, transakcje i dane inwestorów.

Ograniczony dostęp do plików

Do materiałów powinny mieć dostęp wyłącznie osoby potrzebne do wykonania zlecenia. Zwykle jest to kierownik projektu, tłumacz, weryfikator oraz, jeśli zakres tego wymaga, specjalista DTP lub osoba testująca treść. Nie dodajemy kolejnych uczestników bez przyczyny.

Kierownik projektu przekazuje zespołowi tylko informacje niezbędne do pracy. Jeżeli dokument zawiera dużą ilość danych osobowych niezwiązanych z tłumaczeniem, klient może rozważyć ich anonimizację przed wysyłką. Nie zawsze jest to możliwe, ponieważ imiona, numery lub podpisy bywają częścią dokumentu urzędowego. Decyzja zależy od celu.

Bezpieczne kanały przekazywania materiałów

Sposób przekazania należy dopasować do wrażliwości, objętości i infrastruktury klienta. Może to być zabezpieczony formularz, uzgodnione repozytorium, system klienta albo inny kanał zaakceptowany przed rozpoczęciem. Zwykła wiadomość e-mail nie zawsze jest właściwa dla dużych lub szczególnie poufnych plików.

Hasła do zabezpieczonych archiwów powinny być przekazywane oddzielnym kanałem. Nazwy plików również mogą ujawniać informacje, dlatego w niektórych projektach stosuje się neutralne oznaczenia. Jeżeli organizacja ma własne zasady bezpieczeństwa, warto przekazać je razem z zapytaniem.

Umowy o poufności i wymagania klienta

LinguaVox może podpisać umowę o poufności przed udostępnieniem dokumentów. Klient może dostarczyć własny wzór lub poprosić o dokument stosowany przez firmę. Przed podpisaniem sprawdzamy, czy obowiązki są możliwe do wykonania przez wszystkie osoby zaangażowane w projekt.

NDA nie zastępuje praktycznych ustaleń. Nawet po podpisaniu trzeba określić, czy wolno korzystać z pamięci tłumaczeniowej, czy materiały mogą być przechowywane po dostawie, czy podwykonawcy wymagają osobnych zobowiązań i jak obsługiwać kopie zapasowe. Ważne jest też ustalenie, kto po stronie klienta może otrzymać pliki końcowe.

Dane osobowe i dokumentacja regulowana

Przy danych osobowych stosujemy zasadę ograniczenia dostępu do zakresu potrzebnego do realizacji. Dokumentacja medyczna, pracownicza i prawna może wymagać dodatkowych ustaleń. Nie używamy jej do innych celów niż wykonanie zlecenia.

Tłumaczenie dokumentu nie zmienia odpowiedzialności administratora danych po stronie klienta. Klient powinien upewnić się, że ma podstawę do przekazania materiału i określić wymagania dotyczące przetwarzania. Po naszej stronie ważne jest przestrzeganie ustalonego celu, zabezpieczeń i okresu retencji.

Usuwanie, archiwizacja i dalsze zlecenia

Przechowywanie zatwierdzonych tłumaczeń może ułatwić kolejne aktualizacje i zapewnić spójność. Nie zawsze jest jednak pożądane. Przy projektach o podwyższonym ryzyku klient może zażądać usunięcia plików po dostawie lub po określonym czasie. Takie wymaganie trzeba uzgodnić przed rozpoczęciem, aby objęło pliki robocze, zasoby językowe i kopie.

Jeżeli materiały mają być wykorzystywane w kolejnych zleceniach, określamy, które zasoby można zachować. Pamięć tłumaczeniowa może zawierać fragmenty dokumentów, dlatego również podlega ustaleniom poufności.

Poufność w narzędziach i zasobach językowych

Przed startem projektu ustalamy, czy tekst może być zapisany w pamięci tłumaczeniowej i wykorzystany przy kolejnych aktualizacjach. Taki zasób zawiera fragmenty dokumentu, dlatego nie powinien być tworzony lub udostępniany bez uwzględnienia zasad klienta. To samo dotyczy glosariuszy, list pytań i kopii roboczych.

Jeżeli projekt wykorzystuje tłumaczenie maszynowe, trzeba dodatkowo ocenić środowisko przetwarzania i możliwość wysyłania danych do zewnętrznego systemu. Poufnego materiału nie należy wprowadzać do ogólnodostępnego narzędzia bez odpowiedniej podstawy i zgody.

Planujesz projekt wielojęzyczny? Prześlij pliki oraz podaj języki, termin i sposób wykorzystania. Przekaż dokumenty do wyceny.

Najczęściej zadawane pytania

Czy LinguaVox podpisuje umowy o poufności?

Tak, możemy podpisać umowę o poufności (NDA) przed otrzymaniem dokumentów. Klient może przesłać własny wzór albo poprosić o standardowe rozwiązanie. Umowa powinna uwzględniać rzeczywisty proces, w tym udział tłumaczy, weryfikatorów i ewentualnych specjalistów technicznych potrzebnych do wykonania zlecenia.

Kto ma dostęp do przesłanych dokumentów?

Dostęp ograniczamy do osób potrzebnych do realizacji, zazwyczaj kierownika projektu, tłumacza i osób wykonujących uzgodnione kontrole. Jeżeli projekt wymaga składu lub testów, dostęp może otrzymać także właściwy specjalista. Zakres nie jest rozszerzany bez uzasadnienia.

Jak przekazywane są poufne pliki?

Kanał ustalamy według wymagań klienta i poziomu wrażliwości. Może to być zabezpieczony formularz, repozytorium klienta, chronione archiwum lub inne uzgodnione rozwiązanie. Hasła warto przesyłać oddzielnie. Nie należy umieszczać danych w przypadkowych serwisach publicznych. Zanim dobierzemy zespół, sprawdzamy kompletność materiałów i sposób wykorzystania gotowego tekstu.

Czy można ustalić zasady przechowywania plików?

Tak. Możemy ustalić okres retencji, usunięcie po dostawie albo zachowanie wybranych zasobów do przyszłych aktualizacji. Wymagania najlepiej przekazać przed rozpoczęciem projektu, ponieważ mogą wpływać na sposób tworzenia pamięci tłumaczeniowych, kopii roboczych i archiwów. Na etapie wyceny potwierdzamy języki, format oraz oczekiwany zakres kontroli.

Czy dokumentacja medyczna i prawna jest traktowana inaczej?

Takie materiały zwykle wymagają szczególnej ostrożności ze względu na dane osobowe i potencjalne skutki błędu. Ograniczamy dostęp, dobieramy osoby z odpowiednią specjalizacją i uzgadniamy sposób dostawy. Sam rodzaj dokumentu nie zwalnia jednak klienta z określenia własnych wymagań prawnych.