Notarbekræftede oversættelser til amerikanske procedurer

Nogle amerikanske institutioner kræver, at underskriften på en oversættererklæring notarbekræftes. Kravet er ikke universelt og bør ikke forveksles med en almindelig certificeret oversættelse.

LinguaVox kan koordinere notarbekræftelse, når en amerikansk domstol, bank, universitet eller anden modtager udtrykkeligt kræver det.

Certificering og notarbekræftelse

Ved certificering erklærer oversætteren eller oversættelsesvirksomheden, at oversættelsen er komplet og nøjagtig, og at oversætteren er kompetent til sprogkombinationen.

Ved notarbekræftelse bekræfter notaren normalt identiteten eller underskriften på erklæringen. Notaren vurderer ikke nødvendigvis dansk eller engelsk og godkender ikke automatisk den sproglige kvalitet.

En notarstemplet erklæring kan derfor ikke erstatte en korrekt og fuldstændig oversættelse.

Hvornår kravet kan opstå

Notarbekræftelse kan forekomme ved:

• enkelte domstole eller juridiske procedurer
• banker og finansielle institutioner
• universiteter og private uddannelsesorganer
• selskabs- og fuldmagtsdokumenter
• enkelte delstatslige eller private krav

Kunden bør få kravet skriftligt. En generel besked om, at dokumentet skal være “official”, er ikke tilstrækkelig til at vælge den rigtige procedure.

USCIS

USCIS kræver ikke generelt notarbekræftelse af oversættelser.

USCIS kræver en fuldstændig engelsk oversættelse og oversætterens certificering af fuldstændighed, nøjagtighed og kompetence. En notarbekræftelse kan være unødvendig og bør ikke bestilles uden et særskilt krav.

USCIS-kravene er beskrevet under USCIS-oversættelser.

Domstole

Amerikanske domstole kan have lokale regler, kendelser eller sagsbestemte krav.

Kundens advokat bør bekræfte, om erklæringen skal notarbekræftes, om oversætteren skal angive bestemte kvalifikationer, og hvordan dokumentet indleveres. Krav kan variere mellem føderale og delstatslige domstole.

Universiteter

Nogle universiteter accepterer en almindelig certificeret oversættelse, mens andre kræver en notarbekræftet erklæring eller direkte forsendelse.

En oversættelse er ikke det samme som en credential evaluation. Institutionen bør oplyse, om den kun kræver engelsk tekst, en certificering, notarbekræftelse eller en uddannelsesvurdering.

Banker

Banker kan anmode om notarbekræftede oversættelser af selskabspapirer, fuldmagter, kontoudtog eller identitetsdokumenter.

Kravet er ofte internt. Den konkrete banks skriftlige liste bør medsendes. Oversættelsen ændrer ikke juridisk status, kontoværdier eller selskabsoplysninger.

Fuldmagter og selskabsdokumenter

Fuldmagter, vedtægter, generalforsamlingsreferater og registreringsudskrifter kan indgå i handel, ejendom og bank.

Danske selskabsformer og myndigheder gengives præcist. Notarbekræftelsen vedrører erklæringen, mens kundens rådgiver vurderer dokumentets gyldighed og eventuelle apostille.

Delstatskrav

Notarregler og institutionspraksis kan variere efter delstat.

LinguaVox bør derfor kende modtagerens navn, delstat og procedure. Kunden eller den amerikanske rådgiver bekræfter, hvilken notarhandling der kræves, og om elektronisk eller fysisk notarbekræftelse accepteres.

Apostille

Apostille og notarbekræftelse er forskellige.

Apostille bekræfter normalt en offentlig underskrift eller et offentligt dokument til international brug. Notarbekræftelse bekræfter en underskrift over for en notar. Kravet afhænger af dokumentets vej mellem Danmark og USA.

Kundens rådgiver eller modtager bør fastlægge rækkefølgen.

Fysisk og elektronisk notar

Nogle procedurer accepterer elektronisk notarbekræftelse, mens andre kræver fysisk underskrift og stempel.

Dette bør afklares før projektet starter. Hvis fysisk levering kræves, indgår underskrift, notarens tilgængelighed og transporttid i deadline.

Kontrol af erklæringen

Erklæringen skal identificere oversættelsen tydeligt.

Dokumenttitel, sprog, dato, navn og kontaktoplysninger kontrolleres. Hvis flere dokumenter notarbekræftes samlet, bør det fremgå præcist, hvilke sider og filer erklæringen vedrører.

Bestilling

Send den amerikanske institutions skriftlige krav og oplys:

• institution og delstat
• dokumenttype
• formålet med notarbekræftelsen
• digital eller fysisk levering
• deadline
• eventuelt krav om apostille eller direkte forsendelse

Projektteamet vurderer, om almindelig certificering er tilstrækkelig, eller om notarbekræftelse skal indgå.

Oversætterens fremmøde

Nogle notarhandlinger kræver, at underskriveren identificerer sig og underskriver foran notaren.

Det påvirker planlægning, sted og leveringstid. En allerede underskrevet erklæring kan ikke altid notarbekræftes efterfølgende. Proceduren bør derfor være afklaret, før den endelige fil produceres.

Direkte forsendelse

En institution kan kræve, at den notarbekræftede oversættelse sendes direkte fra leverandøren.

Adresse, reference og kontaktperson registreres. Fragt og sporingsmulighed aftales, og kunden modtager en digital kopi, når institutionens regler tillader det.

Flere underskrifter og bilag

En dokumentpakke kan have en oversættererklæring, en notarblok og eventuelle bilag.

Siderne nummereres eller refereres, så det er tydeligt, hvilken oversættelse notaren knytter sig til. Løse eller efterfølgende tilføjede sider kan skabe tvivl hos modtageren.

Ikke et kvalitetsstempel

Et notarstempel viser ikke, at notaren har kontrolleret dansk og engelsk.

Den sproglige kvalitet kommer fra oversættelses- og revisionsprocessen. Notarbekræftelsen tilføjes kun som et formelt element, når modtageren kræver det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår er notarbekræftelse nødvendig?

Kun når den konkrete amerikanske institution eller procedure kræver det. Kravet kan forekomme ved domstole, banker, universiteter eller private sager, men er ikke universelt. Institution, delstat og den ønskede notarhandling bør fremgå af den skriftlige instruktion.

Hvad bekræfter notaren?

Notaren bekræfter normalt identiteten eller underskriften på erklæringen. Notaren kontrollerer ikke nødvendigvis oversættelsens sprogindhold og erstatter ikke oversætterens certificering af nøjagtighed. Den sproglige nøjagtighed kommer fortsat fra oversættelses- og revisionsprocessen.

Kræver USCIS notarbekræftelse?

Ikke som generelt krav. USCIS kræver en komplet engelsk oversættelse og oversætterens erklæring om fuldstændighed, nøjagtighed og kompetence. Følg altid den konkrete formulars instruktioner. Andre dele af en immigrations- eller retssag kan have deres egne formelle krav.

Er apostille det samme som notarbekræftelse?

Nej. Apostille og notarbekræftelse har forskellige formål og kan vedrøre forskellige underskrifter eller dokumenter. Modtageren eller rådgiveren bør bekræfte, hvad der kræves. Rækkefølgen mellem original, notar og apostille bør bekræftes af modtageren eller rådgiveren.

Kan notarbekræftelsen udføres digitalt?

Det afhænger af institution og delstat. Nogle accepterer elektronisk notar, mens andre kræver fysisk original. Kravet og leveringsformen skal afklares, før projektet planlægges. Fysisk fremmøde, elektronisk notar og direkte forsendelse kan påvirke både pris og deadline.