Fortrolighed og datasikkerhed

Oversættelsesprojekter kan indeholde kontrakter, patientdata, patenter, personoplysninger, priser og strategiske planer. Sprogarbejdet kræver adgang til indholdet, men adgangen bør begrænses til de personer og systemer, der er nødvendige.

LinguaVox aftaler fortrolighed som en del af den samlede oversættelsesproces og dokumenthåndtering efter materialets risiko og kundens krav.

Begrænset adgang

Projektlederen vurderer, hvilke ressourcer der skal have adgang.

Oversætter, revisor og eventuel DTP-specialist får kun de filer, som deres opgave kræver. Ved særligt følsomme projekter kan kunden kræve navngivne ressourcer eller forhåndsgodkendelse.

Adgang bør fjernes eller afsluttes, når opgaven ikke længere kræver den.

Fortrolighedsaftaler

LinguaVox kan arbejde under en NDA eller kundens fortrolighedsvilkår.

Aftalen bør beskrive parter, materiale, formål og eventuelle krav til opbevaring eller sletning. Hvis underleverandører eller freelance-sprogfolk indgår, skal de være omfattet af passende fortrolighedsforpligtelser.

NDA'en bør være på plads, før følsomme filer deles.

Filoverførsel

E-mail kan være praktisk til almindelige dokumenter, men kunden kan kræve en anden kanal.

Sikker portal, adgangsbegrænset link eller kundens eget system kan bruges efter aftale. Adgangskoder bør ikke sendes i samme meddelelse som filen, hvis en separat kanal er aftalt.

Den valgte metode registreres i projektet.

Dataminimering

Kun nødvendige oplysninger bør deles.

Hvis en identitetskopi kun bruges som reference til navnestavning, kan kunden markere eller fjerne irrelevante oplysninger efter rådgivning. Oversættelsen skal stadig være komplet for det dokument, der faktisk skal afleveres.

Projektteamet bør ikke anmode om flere persondata end opgaven kræver.

Personlige dokumenter

Fødselsattester, straffeattester, lægejournaler og bankpapirer indeholder følsomme oplysninger.

Filerne behandles med begrænset adgang, tydelige filnavne og en aftalt leveringskanal. Kunden bør kontrollere modtagerens krav, før ekstra kopier eller identitetsdokumenter sendes.

Virksomhedsfortrolighed

Patenter, udbud, kontrakter og produktudvikling kan have stor kommerciel værdi.

Projektet kan få et internt kodenavn, navngivne ressourcer og en særskilt dokumentliste. Offentlige links og ukontrollerede delingsmapper bør undgås.

Ved mange leverandører registreres, hvem der har modtaget hvilken version.

Maskinoversættelse

Fortroligt materiale bør ikke indsættes i offentlige, gratis maskinoversættelsestjenester.

Hvis maskinoversættelse indgår i et kontrolleret workflow, skal kunden kende løsningen og databehandlingen. Motor, lagring og adgang vurderes før start.

Ved højrisikomateriale kan menneskelig oversættelse uden maskinmotor være den rigtige proces.

Opbevaring

Kilden, leverancen og relevante projektdata kan være nødvendige til fakturering, genlevering eller senere opdatering.

Opbevaringsperioden bør passe til aftalen, lovkrav og kundens instruktion. Hvis kunden kræver en bestemt kortere periode, registreres dette før projektstart.

En generel sletteanmodning bør identificere projekt og filer præcist.

Sletning

Når sletning er aftalt, fjernes materialet efter den beskrevne proces og periode.

Det bør afklares, om kravet omfatter kildefiler, leverancer, backup, termbase og oversættelseshukommelse. En total sletning kan påvirke muligheden for senere at genbruge eller dokumentere tidligere arbejde.

Kunden bør træffe denne beslutning før opbygning af langsigtede sprogresurser.

Oversættelseshukommelser

En hukommelse kan indeholde segmenter fra kundens dokumenter.

Ved fortrolige projekter bør den holdes kundespecifik og ikke genbruges til andre kunder. Hvis kunden kræver sletning, bør omfanget af hukommelse og termbase være beskrevet.

Terminologi uden persondata kan eventuelt bevares efter særskilt aftale.

Hændelser

Hvis en fil sendes til en forkert modtager eller adgang gives fejlagtigt, skal hændelsen håndteres hurtigt.

Adgangen lukkes, projektlederen informeres, og omfang og korrigerende handling registreres. Kunden kontaktes efter den aftalte og relevante procedure.

Formålet er både at begrænse hændelsen og forebygge gentagelse.

Kundens systemer

Nogle kunder kræver arbejde direkte i deres portal, TMS eller sikre miljø.

Roller, adgang, login og tekniske begrænsninger afklares. Sprogteamet bør ikke dele login eller eksportere materiale uden tilladelse.

Kundens IT-politik har forrang for projektets praktiske workflow.

Læs også om kvalitet og projektstyring.

Praktiske oplysninger ved bestilling

Kunden bør oplyse:

• dokumentets fortrolighedsniveau
• krav om NDA
• godkendte ressourcer
• ønsket filoverførsel
• opbevarings- og slettekrav
• om maskinoversættelse er tilladt
• særlige krav fra juridisk eller IT-afdeling

Disse oplysninger bør være kendt, før filerne deles.

Adgang hos kunden

Når arbejdet foregår i kundens portal, er det også vigtigt at styre brugerroller og rettigheder.

Sprogfolk bør kun have adgang til de relevante projekter og må ikke dele personlige login. Midlertidige konti kan lukkes efter levering. Kunden informerer om interne sikkerhedsregler og supportkanaler.

Lokale kopier og arbejdsfiler

Nogle filformater kræver midlertidige lokale arbejdsfiler.

Placering, adgang og sletning bør følge den aftalte proces. Midlertidige eksportfiler og korrektur-PDF'er må ikke blive liggende i ukontrollerede mapper efter projektets afslutning.

Fysiske dokumenter

Autoriserede, notarbekræftede eller originale dokumenter kan kræve fysisk håndtering.

Modtagelse, opbevaring, underskrift og forsendelse registreres. Sporbar fragt kan aftales, og kunden bør oplyse, om originalen er uerstattelig eller har en bestemt frist.

Ofte stillede spørgsmål

Kan LinguaVox underskrive en NDA?

Ja. Kundens eller LinguaVox' fortrolighedsaftale kan indgå før filoverførsel. Den bør beskrive projekt, parter, tilladt anvendelse og eventuelle krav til ressourcer, opbevaring og sletning. Aftalen gennemgås før projektstart, så alle involverede kan følge de samme krav.

Hvem får adgang til dokumenterne?

Kun projektleder og de ressourcer, der er nødvendige for oversættelse, revision eller teknisk behandling. Ved særligt følsomme projekter kan navngivne personer og forhåndsgodkendelse aftales. Kundens interne godkendelse kan kræves, før en ny ressource tilføjes til projektet.

Bruges offentlige maskinoversættelsestjenester?

Fortroligt materiale bør ikke behandles gennem offentlige gratistjenester. Hvis en kontrolleret maskinmotor skal bruges, beskrives løsning, adgang og databehandling, og kunden godkender processen før start. Valget af teknologi registreres sammen med dokumentets risiko og kundens instruktion.

Kan filer slettes efter levering?

Ja, når dette er aftalt. Omfang og tidspunkt bør beskrive kildefiler, leverancer, hukommelser, termbaser og eventuelle backups. Sletning kan begrænse senere genbrug og dokumentation. Slettekravet bør være præcist, så nødvendige regnskabs- eller projektoplysninger håndteres korrekt.

Kan arbejdet udføres i kundens system?

Ja, når adgang og tekniske forhold gør det muligt. Roller, login, eksport og databehandling aftales, og sprogteamet følger kundens sikkerheds- og adgangsregler. Midlertidige konti og adgangsrettigheder kan lukkes, når den aftalte opgave er afsluttet.